Office 365 è uno strumento che può essere utilizzato ovunque e su qualsiasi dispositivo. La moltitudine di possibilità del servizio influisce sul miglioramento dell’efficienza lavorativa. Illustriamo alcune funzioni e scorciatoie da tastiera che ottimizzano il lavoro con l’applicazione Outlook che offre la gestione comoda di messaggi, calendari e contatti.
Casella email in ordine
Per semplificare l’utilizzo di Outlook bisogna avere una casella postale adeguatamente organizzata. Per ordinare le cartelle a seconda delle proprie esigenze e priorità, basta trascinarle e posizionarle in un dato posto. Vuoi che i messaggi di un determinato mittente finiscano in una cartella? Niente di più semplice. Basta utilizzare la funzione di creazione delle regole della posta in arrivo (nella finestra File occorre selezionare Gestione regole e avvisi). Nell’organizzazione della casella postale, è molto utile anche Clutter che classifica i messaggi, separando quelli più importanti da quelli meno importanti. Clutter utilizza l’algoritmo di apprendimento automatico e Office Grapf API, analizzando le preferenze e lo stile di lavoro di un determinato utente.
Semplice archiviazione e recupero degli elementi eliminati
La più recente versione di Outlook offre la funzione di archiviazione rapida dei messaggi – con un click. I messaggi archiviati saranno sempre disponibili e possono essere facilmente ritrovati utilizzando il campo di ricerca. Il nuovo Outlook permette anche un facile recupero degli elementi eliminati (quelli che non si trovano più nel Cestino). È possibile grazie allo strumento di recupero degli elementi eliminati.
@mentions i Focused
Outlook offre anche altre funzionalità – @mentions e casella Focused. @mentions permette di richiamare i nomi utenti inserendo la @ davanti al nome. I messaggi impostati in questo modo sono evidenziati, facendo in modo che le mail, inviate ad un dato utente a cui ci si è rivolti in modo diretto, rimangono sempre visibili. Focused non è altro che una casella postale intelligente che filtra i messaggi in entrata.
Scorciatoie da tastiera
Utilizzando le scorciatoie da tastiera, semplifichi il lavoro con Outlook. Sicuramente una parte di loro è già ben conosciuta dalle persone che utilizzano quotidianamente l’applicazione. Ecco alcune scorciatoie da tastiera, grazie a cui potrai risparmiare un po’ di tempo. Il loro utilizzo permetterà di creare ed inviare in modo rapido i messaggi o gli inviti per un incontro.
Navigazione di base
Casella postale
Calendario
Outlook è una soluzione che nel tempo si è trasformata in uno strumento professionale e funzionale che facilita notevolmente il lavoro influendo sull’aumento dell’efficienza. L’applicazione permette di essere sempre aggiornati anche grazie alla possibilità di installarlo sul computer e sui dispositivi mobili.
